ابتدا، مشکل اصلی را شناسایی و یادداشت کنید. از این نقطه آغاز کنید، سپس علائم مستقیم، بنیادین و تأثیرگذاری که معتقدید نتیجۀ آن هستند را بنویسید. این علائم می‌تواند شامل افراد درگیر با مشکل، سیستم‌ها، تجهیزات، مواد، نیروهای خارجی و غیره باشند. سعی کنید بیشترین تعداد عوامل تأثیرگذار ممکن را بنویسید.
حال عللی را که با این علائم ارتباط دارند مشخص کنید. هنگامی که کاربرگه را تکمیل کردید، تمام علائم و علل مربوط به آن‌ها را با گروه خود مرور کنید و تناسب جایگاه هر علت با علائم آن را بررسی کنید. سپس دربارۀ چیزی که می‌توانید از آن برای روشن‌تر ساختن هدف خود بیاموزید به بحث بپردازید.
مراقب باشید هنگام یادداشت کردن، علل یک مشکل را با علائم آن اشتباه نگیرید – علت دلیل وقوع یک اتفاق است، در حالی که علائم معمولاً آن چیزهایی هستند که ما در نتیجۀ مشکل مشاهده می‌کنیم.
